除了這些方法之外，您還可以建立 API 程式來刪除文件。

備存刪除的文件

如果有可用磁碟空間，並要讓使用者能存取刪除的文件，請在文件刪除之前將其備存。執行此動作時，請遵循下列準則：

1. 依據資料庫類型決定備存頻率。例如，您可以每三個月備存一次不經常存取的資料庫，如公司政策資料庫。一個月或一星期備存一次使用頻繁的追蹤資料庫，如客戶呼叫追蹤資料庫。

2. 通知使用者您計畫備存資料庫。

3. 在作用中資料庫的「關於本資料庫」文件中，貼入備存排程及備存資料庫的位置。

4. 資料庫不在使用中，且伺服器通信率很低時 (如週日晚上) 備存資料庫。

5. 完成備存並從作用中資料庫刪除文件後，壓縮作用中資料庫。

6. 如果資料庫具有抄本，則在資料庫使用率較低時抄寫作用中資料庫，讓使用者的中斷減至最少。

7. 限制備存資料庫的使用權。將資料庫 ACL 中的「管理員」使用權，指派給一或兩個使用者及抄寫伺服器。將資料庫 ACL 中的「讀者」使用權指派給其他每個人。如此便確保了視界索引與全文搜尋檢索只在進行備存時更新。

自訂備存資料庫以快速存取

使用備存資料庫確保了使用者可繼續存取備存的資料。使用下列的任何方法，可加快並簡化對備存資料庫的存取。

附註 請勿自訂文件備存工具使用的備存資料庫。

移除不必要的欄位

移除不必要的欄位會使文件變得更小，使視界變得更小且更快。 例如，雖然作用中資料庫可能包含客戶名稱、電話號碼、地址以及傳真號碼欄位，但備存資料庫需要的也許只是客戶名稱。

僅使用部份視界並建立全文檢索

僅使用部份視界，會將視界索引的總大小維持在最小值，從而增進視界效能。提供全文檢索讓使用者可以輕易擷取資訊。

在作用中資料庫建立按鈕或代理程式

按鈕與代理程式可讓使用者在必要時快速地開啟備存資料庫。

使用備存複本進行統計分析

若要在資料庫中分析統計值，請在資料庫的備存複本中建立會產生統計值的視界。例如，在「呼叫追蹤」資料庫的備存複本中，建立產生特定類別呼叫記錄，及所有呼叫記錄之總和的視界。因為備存資料庫通常包含跨長時間的資料，所以適用於執行統計分析。

另請參閱

控制資料庫大小