郵件資料庫支援全文檢索索引、加密、複寫、軟刪除以及備存。管理員可以指定屬性或原則以限制郵件檔上這些功能的使用。

對於主要或專從 Notes 郵件伺服器存取郵件的使用者，您必須在註冊時建立「使用者 ID」。如果使用者只從郵件用戶端而不從 Notes 用戶端存取郵件，則不需要「使用者 ID」。例如，雖然從 Domino Web Access、POP3 或 IMAP 用戶端存取郵件的使用者必須要有「個人」文件與網際網路密碼，但並不需要「使用者 ID」。然而，對於想要離線作業或讀取加密郵件的「iNotes Web 存取」使用者而言，「使用者 ID」是需要的。

使用者主伺服器上的「路由器」會將傳入給使用者的訊息傳送到郵件檔。郵件檔中的訊息可能會以 Notes RTF 格式 (也就是「複合文件」或 CD 格式) 或 MIME 格式來儲存。使用的格式是依照使用者「個人」文件上的設定。如果使用者郵件用戶端開啟或下載其無法讀取之格式儲存的訊息時，Domino 會自動轉換訊息。例如，如果 IMAP 用戶端開啟以 Notes RTF 格式儲存的訊息時，Domino IMAP 服務會在將訊息傳給到用戶端前，先將訊息轉換成 MIME。

在所有使用者皆從 Notes 郵件用戶端存取郵件的環境下，您可指定 RTF 儲存體。對於常常從 IMAP 或 POP3 用戶端存取郵件的使用者，MIME 儲存體會排除在訊息能夠被讀取前的郵件轉換之需要。如果您將使用者喜好的儲存格式設定成「保留寄件人格式」，「路由器」在將訊息放置到郵件檔前，將不會變更訊息的格式，所以郵件檔會像是包含著 RTF 與 MIME 訊息的混合體。

依預設，每位使用者被視為是他們個人郵件檔的擁有人，因此他們在郵件檔的「使用權控制清單」(ACL) 上被授予「管理員」存取權。具「管理員」權限的使用者可以從 Notes 用戶端、Domino Web Access 用戶端或 Webmail 用戶端，將郵件檔的從屬存取權委派給指定的且可信任的個人。例如，公司的行政人員可能會允許秘書來代替他們讀取及傳送郵件。

若是要允許傳送郵件，預設的 ACL 也會授予使用者郵件伺服器與其他本區「Domino 網域」上的伺服器「管理員」權限。ACL 不會提供存取權給郵件系統中其他的使用者。

在註冊期間，主管的管理員可以藉由將郵件檔擁有人權限從「管理員」重設成「設計師」，以取得使用者郵件檔的「管理員」權限。使用者至少對郵件檔必須要有「編輯器」存取權以執行傳送郵件作業－建立、傳送、回覆以及刪除訊息。其他郵件檔作業需要較大的存取權限。例如，使用者至少必須要有「設計師」存取權以建立全文檢索索引。

若要幫忙管理磁碟空間，您可以設定資料庫大小以重新限制郵件檔的大小。在「配置設定」文件中，您可以啟用「路由器」，於郵件檔額滿時預留新郵件的傳送。「路由器」會繼續將郵件預留，一直到使用者刪除或備存郵件以減低郵件檔的大小時。

除了使用者的主要郵件檔外，使用者及管理員可以將郵件檔抄寫到其他位置。管理員可以建立伺服器複本以提供容錯移轉。使用者可以在工作站或筆記型電腦上建立本區抄本，用以離線作業。

Notes 用戶端使用者可以建立郵件篩選規則以管理傳入的訊息。管理員可以使用「Domino 管理員」以及其他標準的 Notes 資料庫工具，如「壓縮」與「修復」，以執行多種維護作業。