郵件備存資料庫是 Notes 資料庫，可如同存取任何其他 Notes 資料庫一樣來存取它。使用者郵件備存中的視界反應郵件檔中的視界，並包含備存郵件時存在的所有資料夾。因此，使用者可從其備存資料庫中輕鬆尋找及擷取備存的訊息。當一個文件有一或多個回應時，會備存整個文件階層。

您亦可使用備存政策設定值來定義郵件檔的文件保留政策。利用文件保留，您可以定義舊文件的基準，如此可以不備存就從郵件資料庫中刪除它們。

如果選擇在政策中不包含備存政策設定值，Notes 使用者仍可使用 Notes 用戶端中的資料庫備存設定值來備存郵件檔。

郵件檔備存如何運作

郵件檔備存程序有三個步驟，包括選擇文件、將檔案複製到備存資料庫，以及清除郵件檔。

• 選擇文件 -- 根據活動及所選擇的資料夾來選擇備存哪些文件。例如，可將一個舊文件定義成 365 天沒有得到過修改的文件。如此就可以備存符合該基準的所有文件，或僅備存特定資料夾中符合該基準的文件。
• 複製 -- 將所選文件從來源郵件檔複製到備存資料庫目的地。
• 清除郵件檔 -- 藉由刪除備存文件或減少其大小，來減少來源郵件檔的大小。可藉由先移除附件檔，然後僅保留標頭資訊，或保留標頭資訊及部份郵件文件，來減少文件大小。

使用政策來管理備存時，可使用伺服器型備存或用戶端型備存。在任一情況下，您都可以備存到伺服器。伺服器型或用戶端型這兩個名詞指的是備存程序發生的位置，即是在伺服器上、還是在用戶端工作站上。如果您選擇在伺服器上備存，則必須建立程式文件以執行「壓縮」伺服器作業。然而，如果選擇用戶端型備存，則工作站必須在執行中，以便備存文件。如果依排程進行備存時工作站不在執行中，則備存不會發生。您可以下列方式備存郵件檔：

• 伺服器型備存 -- 使用此選項，郵件伺服器會備存到郵件伺服器本身或您指定為備存伺服器的另一台伺服器。
• 用戶端型備存 -- 使用此選項，個別工作站會處理郵件檔備存。根據郵件檔的位置 (位於郵件伺服器或其個別工作站上)，郵件會備存到郵件伺服器、指定伺服器或其本區工作站。

使用政策管理郵件檔備存的範例

Acme 的管理員很高興獲悉政策型備存，因為備存郵件檔時存在下列問題：

• 郵件伺服器上的空間緊張。
• Acme 需要集中的備存伺服器。
• 高峰時間不能進行備存。
• 不可以允許終端使用者控制其備存設定值。
• Lotus Notes 6 用戶端不會立即轉出。

• 管理員集中管理及強制備存設定值，禁止使用者變更或建立備存設定值。
• 會從郵件伺服器啟用伺服器型備存到指定的備存伺服器。
• 指定的備存伺服器是 Domino 6 伺服器，以便在混合式環境中執行政策。
• 排定備存發生在下班時間。
• 根據郵件伺服器上的空間緊張情況，選擇性地執行剪除 (移除郵件的附件檔及內文，但保持標頭資訊完整) 也可能有幫助。

建立備存政策設定值文件
建立郵件備存的基準
建立政策文件