指定備存基準時，您決定如何處理使用者郵件檔中的舊文件。是備存它們 (將其複製到備存資料庫) 還是刪除它們？如果備存它們，則您決定如何「清除」保留在使用者郵件檔中備存郵件文件的備份。最後，您定義何為舊文件。

郵件檔基準回答了下列問題：

• 應該如何備存文件？備存可以包括將舊文件複製到備存資料庫，然後對使用者郵件檔執行清除作業，或者刪除它們
• 應該如何清除文件？一旦將文件複製到備存資料庫後，您就可以刪除保留在使用者郵件檔中的備份，或減少文件大小。
• 應該清除哪些文件？可藉由指定期限基準，然後將其套用至所有文件或指定資料夾中的所有文件，來定義「舊文件」。

備存郵件資料庫預設儲存在目錄備存 (位於資料目錄) 中。備存是備存目錄的預設名稱。使用者備存資料庫檔案的預設名稱格式為 a_xxxx.nsf，其中 a_ 是字首，xxxx 是郵件資料庫的名稱。備存資料庫名稱以使用者郵件檔的指定數目字元 (預設值是 6 個) 為基礎。例如，如果終端使用者 John Smith 的郵件檔是 jsmith，則備存資料庫名稱是 a_jsmith.nsf。

建立備存基準政策設定值

1. 從「Domino 管理員」，選取「人員與群組」標籤，然後開啟「設定值」視界。

2. 請執行其中一項：

• 選取您要為其建立備存基準設定值的「備存」政策設定值文件，然後按一下「編輯設定值」。
• 按一下「新增設定值」，然後選取「備存」以建立新的「備存」政策設定值文件。

4. 提供「基礎」索引標籤的下列相關資訊。

欄位	動作
Name	輸入識別備存基準的名稱。當您新增基準至基準政策設定值文件時，此名稱會出現在選擇方塊中。此名稱還會出現在 [工具] [備存] 下的使用者郵件資料夾外框中。
說明	輸入基準的說明。
啟用備存	請執行其中一項： 選取以啟用此備存基準。 如果您是在建立要稍後使用的備存基準，請取消選取。

5. 針對「應該如何備存文件？」，請選擇下列其中一項：

• 將舊文件複製到備存資料庫；然後清除資料庫 -- 將文件備存 (複製) 到備存資料庫，然後從使用者的郵件資料庫清除 (刪除那些文件)。
• 清除資料庫而不要備存 -- 從使用者的郵件資料庫刪除文件，而不將其複製到備存資料庫。使用此設定值強制文件保留政策，這些政策會在指定的一段時間後刪除所有文件。

• 從資料庫中刪除較舊的文件 -- 刪除保留在使用者郵件資料庫中備存文件的備份。
• 減少此資料庫中的文件大小 -- 截斷保留在使用者郵件資料庫中備存文件的備份。然後選擇下列其中一項：

保留摘要 -- 僅保留郵件文件中的標頭資訊。

保留摘要及 40KB -- 保留標頭資訊及 40 KB 的郵件文件內文。這僅會截斷大型文件。

• 未存取 -- 指定在指定時間期間未開啟的文件。不要使用此選項，除非已設定資料庫屬性「保留 LastAccessed」。如果未設定此屬性，則即使文件已開啟，Notes 也不會將其視為已存取。然後指定一段時間。
• 未修改 -- 指定在指定時間期間未被修改的文件 (預設值)。然後指定一段時間。這是建議的設定值。
• 標示為到期 -- 指定 Notes 使用者已標示為到期的文件。

• 變更範本伺服器 -- 選取儲存郵件範本的伺服器名稱。
• 選擇範本 -- 選取自訂郵件範本的名稱。

10. (選擇性) 如果您要變更備存資料庫的位置，請按一下「目的地」索引標籤，並變更這些欄位中的任一個。

欄位	動作
備存目錄	預設值是備存。如果您要變更，請輸入新名稱。
備存字首	預設值是字母 a，其後跟著底線 (_)。如果您要變更，請輸入新字首。
備存字尾	預設值是無字尾。如果您要新增字尾，請輸入備存資料庫名稱的字尾。
原始檔名中的字元數	預設值是 6。若要變更之，請根據使用者的郵件檔輸入要使用的字元數，以建立備存資料庫名稱。

11. 儲存文件。

另請參閱

建立備存政策設定值文件
郵件備存及政策