Lotus Notes 6.5.1 說明 - 群組會議室設定

團隊討論

群組會議室設定
「群組會議室設定」是群組會議室的基礎。經由完成群組會議室設定，您可以架構與自訂符合群組用途的群組會議室。一般在群組會議室被使用前就必須完成「設定」。群組會議室在使用前就必須完成「設定」。也建議您在設定前想讓群組對「設定」的不同元件達成協議。根據達成的協議，群組才可以定義如何使用群組會議室，以及要在群組會議室內放置何種內容。根據達成的協議，群組才可以定義如何使用群組會議室，以及要在群組會議室內放置何種內容。「設定」頁面也當作出現在主文件套表中下拉式功能表的清單來源。「設定」頁面也當作主文件套表上之某下拉式功能表中所出現的清單來源。

群組監察員從「領導人/監察員選項」中選取「更新群組會議室設定」選項，來存取「群組會議室設定」。

完成設定頁

設定頁有幾種元素需要填寫，以架構群組會議室的用途。您可以從畫面左邊的清單中選擇元件來存取每個小節。群組監察員可以經由「領導人/監察員」選項，選擇「更新群組會議室設定」隨時編輯群組會議室「設定」。

附註群組監察員可以在主要大綱或導覽器的「領導人/監察員選項」部份，選取「更新群組會議室設定」，隨時修改「群組會議室設定」中的資訊。

群組名稱與目的

在「名稱」欄位中，輸入將使用群組會議室之群組的簡短描述性名稱。在「目的」欄位中，輸入能夠反映出群組的任務或目標的說明。

群組成員

群組會議室使用此處所列的資訊，為電子郵件郵寄的新聞稿及備忘定址、指定動作項目、邀請會議出席以及審核文件。

在「群組領導人」欄位中，輸入群組領導人的名字。
在「群組監察員」欄位中，輸入負責維護群組會議室應用程式的人名。群組監察員也可以是群組領導人。
按一下「新增群組成員」，即顯示群組成員設定檔套表。為每一位群組成員建立設定檔，包括「群組領導人」及「群組監察員」。請注意，不允許重複輸入人名。為輔助此輸入程序，設定檔套表中附有可存取「通訊錄」的按鈕。從顯示的清單中選取名字，再按一下「確定」，即可自動在套表中填入所需的設定檔資訊。
附註您必須在「群組成員」視窗中，輸入有階層式 ID 之成員的姓名，作為階層式姓名。如果您沒有這麼做，則這些成員無法審核文件。
附註當群組會議室傳送郵件 (透過「主要」文件套表、或傳送新聞稿或備忘時)，首先會搜尋群組成員設定檔以取得電子郵件位址。如果在群組成員設定檔中找不到電子郵件位址，則群組會議室將會搜尋公用「通訊錄」，以取得電子郵件位址。
(可選用) 小組可將大型群組分為較小的組織或職能單位。按一下「新增小組」，以顯示設定檔套表。輸入小組的設定檔資訊 (小組名稱、成員及目的)，再按一下「確定」。不允許重複輸入小組名稱。
附註先新增群組成員，以便在您建立小組時，成員的姓名會顯示在成員清單中。
一旦在群組會議室中建立小組之後，按一下「小組詳細資料」，就能夠檢視成員及特定小組的目的。
(可選用) 如果想要針對整個群組或選定的小組，在郵件檔案中建立群組日曆，請按一下「建立群組日曆」。如果選擇「特定小組」，請選取小組名稱。無論針對整個群組或選定的小組，都為群組日曆輸入標題。

類別

這是需要群組一致性的項目之一。類別被使用來分類和組織工作、或群組建立的文件。「依類別」視界會依據您在此處列出的類別將文件排序。因此取得所有成員對群組會議室中資訊結構的同意與了解是非常重要的。當一位群組成員撰寫文件時，它只可以根據此處列出的一或多個選項被分類。群組成員通常無法建立自己的文件類別。群組成員通常無法建立自己的文件類別。

如果您決定稍後要使用其中一種類別是不正確或是不適當的，則群組會議室中包含一個公用程式，可以讓群組監察員變更現有文件的類別以反映變更的類別。

若要變更類別：

1. 在「群組會議室設定」中之「類別」頁面上，針對清單刪除過時或是不需要的類別。

2. 將新類別新增到清單中。

3. 按一下「儲存後結束」結束「群組會議室設定」。

4. 在「領導人/監察員選項」下，選擇「對應類別」以顯示「對應類別」對話方塊。

5. 請遵循對話方塊中的三個步驟，然後按「立刻對應類別」按鈕。

6. 按一下「完成」按鈕關閉對話方塊。

文件類型。

群組必須同意在群組會議室中使用的文件類型。除了「類別」之外，「文件類型」也可以協助組織與架構群組會議室的內容，且在群組成員間建立對工作共同的了解。按預設值，群組會議室包含4 種文件類型（動作項目、討論、會議與參照）但可視需要再新增。多數在群組會議室中的視界都包含一種可立即排序的文件類型，所以群組成員可以依類型檢視排序的文件。

里程碑事件

Lotus的研究顯示許多的群組作業都有截止期限或里程碑。群組會議室允許使用者藉由建立里程碑或事件將臨時元件併入工作內。然後使用者可以以一或多個事件來配合文件。此套表被使用在會議中建立里程碑與事件。

若要在群組會議室中建立「里程碑/事件」，請按一下「新增里程碑/事件」連結，然後：

1. 在「里程碑事件」欄位輸入里程碑或事件的名稱。這是使用者在下拉功能表內辨識里程碑之用。

2. 請使用下拉式日曆的「日期」欄位未事件或里程碑指定一個對應的日期。

3. 在「詳細說明」欄位輸入事件或里程碑的簡短說明。

4. 按一下「使用中」或「非使用中」，即可指定目前這個里程碑/事件狀態是使用中或非使用中。當使用者寫作新文件時，非活動的里程碑事件不會顯示於下拉式功能表內。里程碑事件文件的狀態可以隨時變更，只要在「所有文件的檢索」視界找出該文件，並編輯∕儲存該文件即可。

5. 按一下「儲存後結束」。

附註

您在「日期」欄位內選取的日期，會自動地在各個下拉式功能表與視界內附加於里程碑/事件名稱之後。

進階選項

標示文件為不活動。
在指定的時間後可以將文件自動標示為「不活動」。群組會議室包含一代理程式，其在指定時間期間過後，會自動將已完成文件的狀態由「活動」變更為「不活動」，而此時間由每一份文件的建立日期開始計算。若要啟動此代理程式，按一下「啟動代理程式」連結。預設的時間間隔也可以在此處指定。（群組會議室的時間間隔設為 1 個月）在撰寫文件時，使用者可以接受此設定值，或是變更為不同的間隔或或特定日期，或是無限期地將文件標示為「活動」。

新聞稿
透過使用新聞稿，群組會議室可以自動通知群組成員群組會議室中的新內容與活動。群組成員可以填寫新聞稿設定檔，來指定群組會議室中，所要追蹤的「作者」、「類別」、「事件」、「小組」以及個別的字彙或片語。新聞稿代理程式會定時執行以掃描符合新聞稿條件的文件，並自動將一份電子新聞稿 (含有到符合文件的連結) 傳送給每一份電子新聞稿的作者。若要啟動此代理程式，請按一下「啟動新聞稿」連結。請注意，您必須在 Notes 中啟動新聞稿代理程式：您無法透過 Web 啟動。

附註當群組會議室使用者檢視他們的新聞稿設定檔時，藉由按一下指示按鈕，群組會議室使用者便可以使用關於新聞稿設定檔額外的指令。

備忘
群組會議室具有自動傳送備忘電子郵件給擁有過期項目的人員之功能。啟動此代理程式將會架構群組會議室，且每天自動傳送一份備忘電子郵件給擁有過期項目或是審核已過期的人員，直到這些文件關閉或完成為止。請注意，您必須在 Notes 中啟動此代理程式；您無法透過 Web 啟動。

Web 資訊
如果群組將會在 Web 中使用群組會議室，且您準備在 Notes 中設定群組會議室，請在此欄位輸入 Web 伺服器的名稱。

更新 ACL

完成每一位群組會議室參與者的設定檔之後，群組監察員應該更新使用權控制清單 (ACL)。在「領導人/監察員選項」中，按一下「更新使用權清單」。在顯示的「更新 ACL」對話方塊中，群組監察員可視需要指派使用權層次給群組成員及小組。

另請參閱