| 視界或資料夾類型 | 目的 |
| 個人用 | 只能以建立時所用的 Notes ID 以及資料庫管理員來存取。 |
| 共用 | 任何人都能存取。 |
| 共用，包含未在資料夾中的文件 (僅視界) | 依照某視界或資料夾的版本來建立共用視界。允許使用者檢視不在資料夾中的文件。 |
| 共用，含已刪除的文件 (僅視界) | 建立視界或資料夾的共用版本。允許使用者檢視資料庫中已刪除的文件清單。
您可以恢復已刪除的文件，只要將它們從垃圾桶拖曳到想要放置它們的資料夾中即可。此視界假設資料庫管理員已經選取「資料庫屬性」方塊中「進階」標籤的「允許軟式刪除」。藉由設定「軟式刪除」的資料庫選項和建立此視界，就可以輕鬆而快速的救回不小心刪除的文件。 |
| 共用，第一次使用時為個人用 | 建立視界或資料夾的共用版本。使用者第一次開啟這個視界或資料夾時，就會建立它的副本。這個副本是其個人專用版本。如果使用者可使用資料庫，則會在資料庫中建立個人版本。否則，就會在使用者的桌面檔 (.dsk) 中建立資料夾。
使用者一建立個人複本之後，視界或資料夾便無法像資料庫的其他項目一樣自動繼承設計上的變更。若要將共用、個人視界更新為最新的設計變更，請刪除視界的個人複本，再取代為更新過的視界。
若要更新資料夾，請將要儲存的文件複製到其他資料夾。再刪除資料夾的個人複本，取代為更新過的資料夾。如果可以在資料庫設計中使用 (如同在「郵件」中)，則可選擇 [動作] [升級資料夾設計]。 |
| 共用，第一次是桌面的個人使用 | 建立視界或資料夾的共用版本。使用者第一次開啟這個視界或資料夾時，就會建立它的副本。這個副本是其個人專用版本。然而，即使使用者在資料庫中使用個人資料夾，此資料夾是在桌面檔中建立。
使用者一建立個人複本之後，視界或資料夾便無法像資料庫的其他項目一樣自動繼承設計上的變更。若要將共用、個人視界更新為最新的設計變更，請刪除視界的個人複本，再取代為更新過的視界。
若要更新資料夾，請將要儲存的文件複製到其他資料夾。再刪除資料夾的個人複本，取代為更新過的資料夾。如果可以在資料庫設計中使用 (如同在「郵件」中)，則可選擇 [動作] [升級資料夾設計]。 |